Enterprise Content Management
IIDM offre soluzioni avanzate ed intelligenti per la digitalizzazione delle imprese
ECM
ECM: Enterprise Content Management. IIDM mette a tua disposizione le proprie competenze decennali nell’ambito dell’ECM per digitalizzare, dematerializzare e rendere più efficiente la gestione dei documenti all’interno della tua azienda.
Per definire l’Enterprise Content Management, che indichiamo con l’acronimo ECM, ci riferiamo alle soluzioni software che permettono di gestire ogni tipo di documento presente in azienda. Un aspetto fondamentale non solo per quelle aziende che operano nel settore del digitale.
Cos’è l’archiviazione documentale
L’archiviazione documentale è quell’attività attraverso la quale l’azienda si occupa della corretta amministrazione di tutti i documenti che la riguardano, a partire dalla loro produzione fino alla loro conservazione. La definizione riguarda tutti gli ambiti in cui bisogna produrre ed archiviare dei documenti.
L’obiettivo è quello di digitalizzare qualsiasi documento dell’azienda per non aver più bisogno delle copie cartacee e per aver sempre sotto mano, in qualsiasi luogo, documenti come fatture, contratti e tutto il resto dell’archivio aziendale. Creazione, condivisione e conservazione dei documenti sono i tre compiti affidati alla gestione documentale con notevoli vantaggi:
Contenimento dei costi :
utilizzando un software di gestione documentale si minimizza il rischio di una cattiva gestione e di inefficienza e si ottimizzano le procedure. Tutto ciò comporta una diminuzione dei costi necessari.
Disponibilità dei documenti:
con la gestione documentale, i documenti diventano disponibili ovunque e nell’immediato, diminuendo il rischio di smarrimento degli stessi;
Inalterabilità dei documenti:
con l’archiviazione documentale vengono azzerati i rischi di alterazione, smarrimento o modifica involontaria dei documenti.
Archiviare i documenti su cloud
L’archiviazione documentale e la gestione elettronica su cloud è la soluzione più ambita da aziende e professionisti. Consiste nel memorizzare i documenti su una piattaforma online, sfruttando i server di un’azienda. Attraverso questa soluzione, diventa possibile accedere ai documenti da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo che si può connettere a internet e può visualizzare dei documenti.
I migliori software di gestione documentale
I software per la gestione documentale richiedono spesso conoscenze informatiche, IIDM ti affiancherà nella scelta più adatta per la tua organizzazione aziendale. Sono tantissimi, e ce ne sono anche di gratuiti, riportiamo qualche esempio:
Microsoft SharePoint Online
Se lavorate spesso in team e volete facilitare il lavoro nella gestione dei documenti mantenendo un alto standard di sicurezza, vi consigliamo il software di gestione documentale gratuito di Microsoft. Tra i principali vantaggi ha l’integrazione con tanti altri programmi di Microsoft, alti standard di protezione dei file e una grande praticità data da un’interfaccia utente intuitiva e a un’organizzazione molto avanzata con tanto di filtri capillari per le ricerche.
Piuma
Piuma è un programma web per la gestione e organizzazione dei flussi documentali che si occupa di ricezione, protocollazione e classificazione dei documenti in una maniera egregia. E’ suggerito per l’ottimizzazione delle attività di gestione, per chi ha bisogno di gestire tutto il ciclo di vita del documento fino alla fase di deposito e all’ordinazione in uno schema logico. Si tratta di un sistema molto avanzato anche nella protezione e nella tutela dell’archivio documentale.
G Suite
I servizi di G Suite dovreste sceglierli se lavorate con l’ecosistema Google, in quanto è integrato con tanti dei servizi Google tra cui Drive, Gmail e Calendar. La suite offre inoltre una gestione completa di tutte le attività aziendali, oltre ai soli documenti, per cui è adatta a tutti coloro che necessitano di un ambiente di gestione “multifunzione” e onnicomprensivo, evitando di fermarsi ai soli documenti. La gestione documentale con questa suite offre un’interfaccia familiare a tutti, una gestione su cloud facile e accessibile da qualsiasi dispositivo, e la possibilità di mantenersi in contatto con i propri colleghi con vari metodi. La gestione dei documenti, dei dispositivi e dei dati è rapida e sicura, così come l’archiviazione e la ricerca. E’ a pagamento, ma i prezzi sono molto convenienti.
PDFElement Pro
Focalizzato sui file PDF e sulla conversione di formati, PDFElement Pro è un software per chi ha bisogno di una gestione rapida dei documenti e non ha tanti file da archiviare. Disponibile su PC Windows e Mac, è in grado di effettuare la modifica, la conversione e la condivisione dei file PDF oppure gestire documenti sottoposti a scansione tramite OCR per l’estrapolazione del testo. Il tutto in modo sicuro.
L’importanza della Firma digitale
Anche l’utilizzo della Firma Digitale permette di snellire significativamente i rapporti tra Pubbliche Amministrazioni, i cittadini o le imprese, riducendo drasticamente la gestione in forma cartacea dei documenti. È possibile sottoscrivere digitalmente qualsiasi documento elettronico, come ad esempio fatture, comunicazioni alle PA, visure camerali, contratti, etc.
La Firma Digitale è costituita da un dispositivo (smart card o chiavetta USB) che contiene un certificato digitale di sottoscrizione, tramite il quale il titolare può firmare digitalmente i propri documenti. La Firma Digitale Aruba contiene inoltre un certificato CNS (Carta Nazionale dei Servizi), che consente l’accesso ai servizi online della Pubblica Amministrazione.
Il Sistema Api per contribuire alla semplificazione aziendale
Le API (acronimo di Application Programming Interface, ovvero Interfaccia di programmazione delle applicazioni) sono set di definizioni e protocolli con i quali vengono realizzati e integrati software applicativi. Consentono ai tuoi prodotti o servizi di comunicare con altri prodotti o servizi senza sapere come vengono implementati, semplificando così lo sviluppo delle app e consentendo un netto risparmio di tempo e denaro. Durante la creazione di nuovi strumenti e prodotti o la gestione di quelli esistenti, le API offrono flessibilità, semplificano la progettazione, l’amministrazione e l’utilizzo, e garantiscono opportunità di innovazione.
Grazie alle API è possibile collegare con facilità l’infrastruttura mediante lo sviluppo di app cloud-native, nonché condividere i dati con i clienti e con altri utenti esterni. Le API pubbliche sono estremamente preziose poiché oltre a semplificare ed espandere il modo in cui la tua azienda si collega con i tuoi partner, permettono anche di monetizzare i dati.
